Insights

Apa yang PMS hotel tanpa audit malam sebenarnya buat pada tengah malam?

"Tiada audit malam" bunyi seperti ciri yang hanya juruaudit sayangi, sehingga anda pernah menunggunya. Laporan pagi yang sebenarnya semalam. Sistem yang beku pada jam 2 pagi sementara kelompok berjalan. Kesilapan catatan ditemui sehari lewat, selepas tetamu daftar keluar. Inilah untuk apa audit malam itu, kenapa ia wujud dalam kebanyakan sistem, dan apa yang menggantikannya apabila PMS mencatat segalanya pada saat ia berlaku.

Masalahnya: hari itu tidak wujud sehingga kelompok mengatakannya

Semua orang menunggu gulungan. Caj bilik, cukai dan hasil hari itu dicatat dalam satu larian selepas tengah malam. Sehingga ia selesai, papan pemuka pemilik menunjukkan hari sebelumnya, P&L kumpulan basi sehari, dan pasukan akaun memulakan pagi dengan memeriksa sama ada kelompok selesai.

Sistem hilang seketika. Di banyak hartanah audit malam mengunci kaunter depan selama tiga puluh hingga enam puluh minit. Ketibaan lewat berdiri di kaunter sementara kerani menerangkan komputer sedang "menutup hari".

Kesilapan ditemui keesokan harinya. Kadar yang ditaip salah pada jam 3 petang tidak berbahaya sehingga kelompok menggandakannya ke seluruh folio. Apabila juruaudit malam melihatnya, tetamu sudah bersarapan pada kadar yang salah dan pembetulan ialah pembalikan, bukan pembaikan.

Syif malam ialah pemprosesan data. Orang paling berpengalaman dalam pasukan malam menghabiskan syif menjalankan laporan, memadankan jumlah dan menunggu bar kemajuan, bukan melihat pengecualian.

Kenapa ia berlaku: seni bina kelompok, diwarisi

Audit malam bukan tradisi hospitaliti. Ia reka bentuk perisian. Sistem lama membariskan transaksi sepanjang hari dan mencatatnya ke akaun dalam satu larian hujung hari kerana begitulah pangkalan data digunakan ketika sistem itu ditulis. PMS yang dibina atas model itu perlu menghentikan dunia untuk menutup hari, dan setiap laporan, papan pemuka dan angka lejar mewarisi kelewatan itu. "Audit malam automatik" dalam sistem sebegitu bermakna kelompok bermula sendiri; ia masih berjalan, masih mengunci, dan hari itu masih tidak wujud sehingga ia selesai.

Bagaimana WinX melakukannya: setiap catatan sudah berada dalam lejar

• Caj dicatat apabila ia berlaku. Daftar masuk, bil restoran, rawatan spa, tiket taman yang dicaj ke bilik: setiap satu masuk ke folio tetamu dan lejar am pada saat yang sama, daripada pangkalan data yang sama. Tiada barisan menunggu tengah malam. Inilah yang membolehkan P&L pada hari itu.
• Tarikh bergulung sendiri, tanpa mengunci. Pada sempadan hari perniagaan hartanah, WinX mencatat caj bilik dan cukai malam itu ke setiap folio dalaman, menandakan tidak hadir dan menghasilkan laporan penutupan hari. Tiada siapa menekan butang dan kaunter depan terus bekerja sepanjangnya. Ketibaan jam 2 pagi didaftar masuk pada jam 2 pagi.
• Laporan terkini pada bila-bila masa. Penghunian, hasil, ketibaan dan papan sambutan membaca data langsung, jadi angka jam 4 petang ialah angka jam 4 petang, bukan malam tadi.
• Kesilapan muncul dalam syif yang sama. Kerana kadar yang salah berada di folio dan dalam lejar serta-merta, penyelia petang melihatnya dalam semakan kadar sebelum tetamu tidur dengannya.
• Pasukan malam menyemak dan bukan memproses. Yang tinggal untuk syif malam ialah bahagian yang memerlukan pertimbangan: tidak hadir, pengecualian kadar, kiraan tunai, bilik kegunaan rumah, deposit yang tidak tiba. Laporan yang dahulunya hasil syif sudah ada apabila ia bermula.
• Jejak audit berterusan. Setiap catatan membawa siapa, bila dan dari skrin mana, jadi juruaudit membaca urutan peristiwa dan bukan log kelompok.

Terbukti di mana hari tidak pernah berakhir

Manila Ocean Park dan Hotel H2O menjalankan hotel, oseanarium dan kira-kira 40 outlet pada satu pemasangan WinX dengan tetamu di tapak dari awal pagi hingga lewat malam; tiada jam sunyi untuk mengunci sistem, jadi tiada. Petronas Pengerang mencatat caj lebih 1,000 bilik setiap malam; dibuat sebagai kelompok ia akan menjadi jam paling panjang dalam sehari, dibuat semasa ia berlaku ia tidak bermakna apa-apa.

Soalan lazim

Adakah audit malam langsung dalam WinX?

Ada gulungan tarikh automatik: pada sempadan hari perniagaan WinX mencatat caj bilik dan cukai malam itu ke folio dalaman, menandakan tidak hadir dan menghasilkan laporan penutupan hari. Tiada kelompok manual untuk dijalankan dan tiada yang mengunci. Setiap transaksi lain sudah dicatat ke folio dan lejar pada saat ia berlaku.

Bila caj bilik dicatat, dan bolehkah tetamu daftar masuk semasa gulungan?

Caj bilik dan cukai dicatat secara automatik pada gulungan tarikh untuk setiap folio dalaman; segala yang lain dicatat dalam masa nyata. Gulungan tidak mengunci sistem, jadi ketibaan lewat didaftar masuk seperti biasa semasa ia berjalan.

Bolehkah saya menjalankan laporan hasil atau penghunian sebelum hari ditutup?

Boleh. Laporan membaca data langsung, jadi angka pada jam 4 petang mencerminkan segala yang dicatat sehingga jam 4 petang. Tiada larian hujung hari yang angka itu tunggu.

Apa yang syif malam buat jika tiada kelompok untuk dijalankan?

Kawalan dan bukan pemprosesan: tidak hadir, pengecualian kadar, kiraan tunai, bilik kegunaan rumah, deposit yang hilang. Laporan yang dahulunya dihasilkan oleh larian audit sudah ada apabila syif bermula.

Adakah ini bergantung pada pengehosan awan?

Tidak. WinX ialah sistem yang sama dihoskan di awan, di premis atau hibrid, dan model catatan masa nyata adalah sama dalam setiap kes.

Berkaitan: P&L pada hari itu, bukan hujung bulan · Ketersediaan masa nyata vs peruntukan · AR lapuk apabila perakaunan terputus · WinX PMS